Kündigungsschreiben leicht gemacht

Ein Karrieresprung mit Wechsel in ein neues Unternehmen, Unzufriedenheit am Arbeitsplatz oder familiäre Pflichten – Gründe, einen Arbeitsplatz zu verlassen und eine Kündigung zu schreiben gibt es viele. Damit den neuen Plänen nichts im Wege steht, sollten die rechtlichen Konsequenzen durchdacht und der Aufbau und die Form des Kündigungsschreibens korrekt sein.

Egal, aus welchem Grund die Kündigung erfolgt – sie sollte nicht nur rechtens, sondern auch fair und professionell sein. Die Kündigung ist eine der letzten Möglichkeiten, einen guten Eindruck beim Arbeitgeber zu hinterlassen, sich als Arbeitnehmer noch einmal von seiner besten Seite zu zeigen und sich im Guten zu trennen. Dies wirkt nicht nur professionell, sondern kann sich auch im Arbeitszeugnis und in der weiteren beruflichen Laufbahn bemerkbar machen.

Was ist eine Kündigung? Die rechtliche Sicht

Eine Kündigung ist ein einseitiges Rechtsgeschäft, ihr Zweck ist die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Die Kündigung gilt ab Empfang, also sobald der Arbeitgeber sie entgegengenommen hat – sie ist damit empfangsbedürftig.

Durch die Kündigung kommt es zur Beendigung des abgeschlossenen Arbeitsvertrages zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Damit die Kündigung rechtens ist, müssen einige Bedingungen erfüllt sein – diese werden im Folgenden erläutert.

Warum kündigen? Motive und Beweggründe

Gründe, als Arbeitnehmer zu kündigen, gibt es sowohl persönliche als auch unternehmensspezifische. Die Suche nach einer besseren Position, einer neuen Herausforderung oder eine berufliche Umorientierung können ebenso ausschlaggebend sein wie die Unzufriedenheit mit dem Arbeitgeber oder zum Beispiel ein notwendiger Umzug. Auch Bedenken bezüglich der Gesundheit oder Sicherheit im Unternehmen sind gute Gründe, eine Kündigung in Betracht zu ziehen. Der Grund der Kündigung muss im Kündigungsschreiben nicht erwähnt werden.

TIPP: Da die Kündigung endgültig ist und Konsequenzen hat, sollte sie nur gut überlegt erfolgen. In einigen Fällen können auch ein klärendes Gespräch oder eine interne Versetzung viel bewirken.

Übereilt sollte die Entscheidung zur Kündigung nicht getroffen werden. Wer mit seinem Job einfach über- oder unterfordert ist oder Probleme mit den Kollegen oder Vorgesetzten hat, sollte sich die Kündigung gut überlegen und zunächst nach Alternativen suchen. Das Gespräch mit dem Vorgesetzten und die Unzufriedenheit offen ansprechen sind ein Schritt, den viele Arbeitnehmer gern umgehen. Auch eine Versetzung in eine andere Abteilung oder eine Weiterbildung können viel bewirken.

Helfen alle Bemühungen nichts oder ist ein Wechsel in ein anderes Unternehmen einfach attraktiver, gilt es, die Kündigung gut vorzubereiten.

Kündigung vorbereiten

Zukunftsplanung – was kommt danach?

Wer einen Jobwechsel oder eine Auszeit plant, sollte für die nächsten Monate zumindest einen groben Plan haben und, wenn nötig, finanziell vorsorgen. Egal, aus welchem Grund die Kündigung geschieht – sie sollte vorab gut durchdacht werden und nicht spontan oder aus einer Emotion heraus erfolgen.

Im Vorteil ist, wer bei der Kündigung bereits eine neue Anstellung in Aussicht hat. Hier gilt allerdings, vorsichtig und taktvoll vorzugehen. Wer bei der Bewerbung um einen neuen Job noch angestellt ist, sollte beim zukünftigen Arbeitgeber außerdem um Diskretion bitten. Innerhalb einer Branche oder Stadt ist es gar nicht so unwahrscheinlich, dass zwischen zwei Unternehmen Verbindungen bestehen.

TIPP: Gehen Sie strategisch an die Kündigung heran, informieren Sie sich und skizzieren Sie die nötigen Schritte – am besten halten Sie diese schriftlich fest.

Wie lange hält der Versicherungsschutz?

Arbeitnehmer, die ihr Arbeitsverhältnis kündigen und nicht direkt eine neue Beschäftigung antreten, sind inklusive ihrer mitversicherten Angehörigen noch für vier Wochen in der gesetzlichen Krankenkasse versichert (Sozialgesetzbuch III § 19 Abs. 2 SGB V). Des Weiteren hat der Arbeitnehmer weiterhin Anrecht auf Krankengeld, lediglich Pflegegeld wird nicht gezahlt. Nach Ablauf der vier Wochen muss sich der Arbeitnehmer freiwillig versichern.

Kündigungsfristen einhalten

Kündigungsfristen müssen unbedingt eingehalten werden. Sie sind im Arbeits- oder Tarifvertrag nachzulesen. Falls im Arbeits- oder Tarifvertrag keine Angaben zu finden sind, gilt die gesetzliche Kündigungsfrist.

Zudem werden wichtige Instanzen wie die Krankenkasse und die Bundesagentur für Arbeit informiert. Arbeitnehmer, die ihr Arbeitsverhältnis selbst kündigen, haben zunächst keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld 1 – aufgrund der Eigenkündigung gilt eine Sperre.

Soweit im Arbeitsvertrag nicht anders festgelegt, gilt laut § 622 BGB Abs. 1 die gesetzliche Kündigungsfrist wie folgt: „Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmer) kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.“

Ausnahmen bezüglich der Kündigunsfrist gibt es nur zwei: die außerordentliche bzw. fristlose Kündigung oder die Kündigung während der Probezeit.

Die fristlose Kündigung

In der Regel wird eine Kündigung geplant und fristgerecht als ordentliche Kündigung eingereicht. In besonderen Fällen ist aber auch eine fristlose Kündigung möglich – dies ist im Arbeitsrecht eigens geregelt.

Eine fristlose Kündigung kommt dann infrage, wenn es dem Arbeitnehmer aus schwerwiegenden Gründen nicht zumutbar ist, weiter in dem Unternehmen zu arbeiten. Ein Arbeitnehmer darf zum Beispiel fristlos kündigen, wenn der Lohn über einen längeren Zeitraum nicht gezahlt wurde oder er im Unternehmen bedroht oder angegriffen wird. Auch wenn der Arbeitgeber kriminelle Tätigkeiten begeht oder von seinen Mitarbeitern fordert, ist eine fristlose Kündigung möglich.

Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist die Grundlage des Arbeitsverhältnisses und erste Referenz, wenn es um Fristen geht. Die gesetzlich vorgegebenen Fristen gelten immer dann, wenn im Arbeitsvertrag keine Angaben zur Kündigungsfrist gemacht werden. Enthält der Arbeitsvertrag eine bestimmte Kündigungsfrist, muss diese eingehalten werden, sofern sie rechtens ist. Gleiches gilt für eine Anstellung nach einem Tarifvertrag – hier gilt die im Tarifvertrag festgelegte Kündigungsfrist.

Während der Probezeit kündigen

In der Regel müssen Arbeitnehmer nach ihrer Anstellung eine maximal sechs monatige Probezeit überstehen. Diese ist im Arbeitsvertrag genauer definiert. Während der Probezeit haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Möglichkeit, sich gegenseitig kennenzulernen. In dieser Zeitspanne beträgt die Kündigungsfrist lediglich zwei Wochen, danach greifen die gesetzlichen oder im Arbeitsvertrag vereinbarten Fristen.

Einen befristeten Vertrag kündigen

Viele Arbeitsverhältnisse sind heutzutage von Anfang an befristet. Hierfür gibt es vielerlei Gründe: Während einige Unternehmen eine schwankende Auftragslage oder ein begrenztes Budget als Anlass sehen, setzen andere Unternehmen aufgrund einer Vertretung für einen Mitarbeiter in Elternzeit oder für ein begrenztes Projekt auf einen Mitarbeiter mit einem befristeten Vertrag.

Ein befristeter Arbeitsvertrag, der zum Ende der Frist ausläuft, muss nicht extra gekündigt werden. Er ist von Anfang an auf eine bestimmte Dauer befristet und läuft, wenn er nicht verlängert wird, automatisch aus. Der befristete Vertrag ist ein Ausnahmefall des Kündigungsrechts. Im Fall eines befristeten Arbeitsvertrages sind einige Sonderregeln zu beachten. Eine Kündigung vor Ablauf des Vertrages ist nur möglich, wenn es im Arbeitsvertrag hierzu eine besondere Klausel gibt oder der Tarifvertrag dies vorsieht. Eine weitere Ausnahme ist ein Vertrag, der für einen besonders langen Zeitraum befristet ist: „Ist das Arbeitsverhältnis für die Lebenszeit einer Person oder für längere Zeit als fünf Jahre eingegangen, so kann es von dem Arbeitnehmer nach Ablauf von fünf Jahren gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt sechs Monate.“ (§ 15 Abs. 4 des TzBfG).

Der Aufhebungsvertrag – eine Alternative?

Ein Aufhebungsvertrag ist eine weitere Alternative zur Kündigung. Der Aufhebungsvertrag bietet sich für Arbeitnehmer vor allem dann an, wenn eine Abfindung gezahlt werden soll.

Im Lebenslauf macht ein Aufhebungsvertrag einen besseren Eindruck als eine Kündigung durch den Arbeitgeber. Sollte die Beendigung des Arbeitsverhältnisses also unausweichlich sein, kann ein Aufhebungsvertrag eine gute Alternative sein.

Urlaubsanspruch nach der Kündigung

Der Anspruch auf Urlaub hängt wesentlich von dem Zeitpunkt der Kündigung ab. Kündigt ein Arbeitnehmer vor dem 30. Juni, also der Jahresmitte, hat er Anspruch auf jeweils die Hälfte des Jahresurlaubs bei beiden Arbeitgebern. Wer nach dem 30. Juni kündigt, hat keinen Anspruch auf Urlaub beim neuen Arbeitgeber, der Urlaubsanspruch wird beim alten Arbeitgeber abgegolten. Im neuen Unternehmen gilt in der Regel zudem eine Urlaubssperre während der ersten sechs Monate.

Arbeitnehmer, die noch Resturlaub im alten Job haben, nehmen diesen häufig zwischen Kündigung und Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses.

Mündliche Ankündigung der Kündigung

In den meisten Fällen erfolgt die Kündigung nach einem längeren Gedankenprozess. Das Wort Kündigung im Unternehmen in den Mund zu nehmen oder offensichtlich nach Jobalternativen schauen sollte man aber erst, wenn die Entscheidung endgültig ist. Sobald die Entscheidung und der Zeitpunkt des Ausscheidens feststehen, sollte der Arbeitgeber informiert werden.

Es ist empfehlenswert, die Kündigung nicht kommentarlos zu übermitteln, sondern den Vorgesetzten frühzeitig in die Pläne einzuweihen und einen unkomplizierten Übergang zu gewährleisten. Es ist ratsam, sich gut auf das Gespräch vorzubereiten und sich ein paar Formulierungen zu Recht zu legen, um den Austritt zu erklären. Dies ist nicht verpflichtend, schafft aber Vertrauen und Transparenz. Negative Beurteilungen und Motive wie Unzufriedenheit mit dem Vorgesetzten sollten lieber nicht genannt werden.

TIPP: Behalten Sie auf jeden Fall einen kühlen Kopf. Zu kündigen ist keine Schande, sondern eine persönliche Entscheidung und Ihr gutes Recht.

Beziehung zum Arbeitgeber pflegen

Arbeitnehmer, die ihren Arbeitgeber frühzeitig informieren, mit offenen Karten spielen und bis zuletzt Flexibilität und Engagement zeigen, erleichtern sich den Ausstieg und die Chancen auf ein gutes Arbeitszeugnis. Der Arbeitgeber ist laut §630 des BGB verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Die Qualität und Bewertung der im Arbeitszeugnis genannten Leistungen hingegen liegt im Vermessen des Arbeitgebers. Ein Arbeitnehmer, der bis zum Ende gute Arbeit macht, ist im Vorteil.

Auch wenn die Motivation im alten Job in den letzten Tagen leidet und die neuen Pläne zum Abschalten verleiten – es lohnt sich, bis zuletzt Einsatz zu zeigen und die Beziehung zum alten Arbeitgeber zu pflegen.

Kündigung einreichen

Damit eine Kündigung und das Kündigungsschreiben rechtens sind, müssen einige rechtliche Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Die Kündigung muss laut § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) schriftlich erfolgen – eine mündliche oder elektronische Kündigung sind im Normalfall nicht gültig – hier gibt es wenige bekannte Ausnahmen.
  • Das Kündigungsschreiben enthält den Namen und die Daten von beiden Parteien, dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Ein eventueller akademischer Titel des Empfängers wird ebenfalls angegeben.
  • Im Kündigungsschreiben wird der Zeitpunkt, ab dem die Kündigung wirksam ist, genannt. Wird die Angabe „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ verwendet, bedeutet dies, dass die vertraglich vereinbarten Fristen oder Mindestlaufzeiten gelten.
  • Es empfiehlt sich, im Schreiben um eine Empfangsbestätigung zu bitten, diese ist aber nicht verpflichtend. Alternativ kann die Kündigung als Einschreiben versendet werden.
  • Das Kündigungsschreiben muss vom Arbeitnehmer unterschrieben werden.
  • Auch um ein Arbeitszeugnis kann bereits im Kündigungsschreiben gebeten werden.
  • Der Grund für die Kündigung muss im Kündigungsschreiben nicht genannt werden.
  • Die Kündigung gilt ab Zugang, also erst dann, wenn der Empfänger sie erhält. Bei einer postalischen Kündigung muss also ein zeitlicher Puffer eingerechnet werden, wird das Kündigungsschreiben persönlich übergeben, ist es sofort wirksam.

Ein unterschriebenes und zugestelltes Kündigungsschreiben ist endgültig und kann nicht zurückgenommen werden. Aus diesem Grund sollte die Kündigung nur dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer diese gut durchdacht hat und die Konsequenzen absehen kann. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine bereits übermittelte Kündigung auf Bitte des Arbeitnehmers zu ignorieren.

TIPP: Halten Sie das Kündigungsschreiben kurz und schmerzlos und drücken Sie sich möglichst direkt aus. Wer sich bei der Formulierung unsicher ist, kann auf ein Muster zurückgreifen.

Formulierungshilfen – Muster und Vorlagen

Das Kündigungsschreiben muss vor allem eines sein: Klar, eindeutig und rechtens. Auf komplizierte Formulierungen, Ausschmückungen oder wagen Angaben wird verzichtet.

Eine Kündigung zu schreiben kann, trotz geringem Umfang, durchaus herausfordernd sein. Wer sich mit dem Formulieren schwer tut, kann auf Formulierungshilfen und Muster zurückgreifen und sein Kündigungsschreiben mit ein paar Handgriffen ganz einfach individualisieren.

Muster-Vorlage Kündigungsschreiben 1:

Max Mustermann
Musterstr. 100
10000 Musterstadt

An
Muster GmbH
Musterallee 10
20000 Musterdorf

Musterstadt, 1.1.2020

Ordentliche Kündigung meines Arbeitsverhältnisses mit der Muster GmbH

Sehr geehrte Damen und Herren,

Hiermit kündige ich das zwischen der Muster GmbH und mir bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Termin. Nach meiner Berechnung ist dies der 31.3.2020.

Ich bedanke mich herzlich für die erfolgreiche Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren und bitte um eine kurze Empfangsbestätigung meiner Kündigung und die Bestätigung des Kündigungsdatums.

Mit freundlichen Grüßen
(Handgeschriebene Unterschrift des Arbeitnehmers)

Muster-Vorlage Kündigungsschreiben 2:

Maximiliane Mustermann
Musterstr. 100
10000 Musterstadt

An
Muster GmbH
Musterallee 10
20000 Musterdorf

Musterstadt, 1.1.2020

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Frau Schmidt,

Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach meiner Berechnung der 31.3.2020.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Kündigungsschreibens und das Beendigungsdatum schriftlich.

Ich bitte Sie außerdem, mir ein qualifiziertes berufsförderndes Arbeitszeugnis auszustellen und mir dieses auf postalischem Wege an die oben genannte Adresse zu senden.

Für die gute Zusammenarbeit in den letzten Jahren bedanke ich mich recht herzlich. Durch meine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen konnte ich mich professionell und persönlich weiterentwickeln. Ich bedauere, aus persönlichen Gründen aus dem Unternehmen auszuscheiden.

Mit freundlichen Grüßen
(Handgeschriebene Unterschrift des Arbeitnehmers)

Aufbau des Kündigungsschreibens

Der Aufbau des Kündigungsschreibens unterliegt festen Vorschriften deren Einhaltung über die Wirksamkeit der Kündigung entscheiden können.

  • Briefkopf: Der Briefkopf enthält am oberen linken Rand die Daten des Arbeitnehmers und Arbeitgebers inklusiver der Anschrift und des Ansprechpartners.
  • Datum: Das Datum ist einer der wichtigsten Bestandteile des Kündigungsschreibens. Es wird rechtsbündig mit Ortsangabe eingefügt. Im Kündigungsschreiben werden zwei Daten genannt: Das Datum, an dem das Schreiben verfasst wurde sowie das Datum des letzten Arbeitstages. Beide Daten müssen mit der geltenden Kündigungsfrist im Einklang stehen.
  • Betreff: Hier reicht das Wort „Kündigung“ – es ist aussagekräftig genug. In einem größeren Unternehmen kann zur leichteren Identifikation außerdem die Personalnummer angegeben werden.
  • Anrede: Es ist von großer Wichtigkeit, den richtigen Ansprechpartner zu nennen. Im Zweifelsfall lohnt eine direkte Nachfrage in der Personalabteilung oder beim Vorgesetzten.
  • Hauptteil: Im Hauptteil reicht ein kurzer, aussagekräftiger Satz, in dem die Kündigung formuliert wird. Als Kündigungsdatum kann auch die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt genannt werden“. An dieser Stelle um ein Arbeitszeugnis (verpflichtend) und eine Empfangsbestätigung (optional) zu bitten, kann sinnvoll sein. Weitere Details wie Gründe für die Kündigung sind nicht nötig. Wer sich für die gute Zusammenarbeit bedanken will, kann dies tun.
  • Unterschrift: Die Kündigung ist nur dann rechtens, wenn sie unterschrieben ist. Sie muss handschriftlich unterzeichnet werden.

Worauf es ankommt – Checkliste

  • Die Kündigung erfolgt schriftlich und gilt ab erfolgreicher Zustellung
  • Die Kündigung sollte gut durchdacht und wenn möglich mündlich angekündigt werden
  • Sie ist verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden
  • Die gesetzlichen oder vertraglich geregelten Kündigungsfristen müssen eingehalten werden
  • Das Kündigungsschreiben ist kurz und knapp
  • Die Kündigung enthält die Daten beider Parteien und muss unterschrieben werden
  • Sie enthält immer das Datum der Kündigung und möglichst auch den Kündigungstermin
  • Lassen Sie sich den Erhalt der Kündigung bestätigen
  • Versuchen Sie, das alte Arbeitsverhältnis so gut wie möglich zu beenden und im Guten zu gehen – im besten Fall pflegen Sie Ihr Netzwerk langfristig

Kündigung durch den Arbeitgeber

Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann auch durch den Arbeitgeber erfolgen. Hierfür gibt es nach deutschem Recht vier verschiedene Kündigungsgründe: die betriebsbedingte Kündigung, die personenbedingte Kündigung, die verhaltensbedingte Kündigung und die fristlose Kündigung. Ob die Kündigung personenbedingt (z.B. bei Krankheit), verhaltensbedingt (z.B. bei Selbstbeurlaubung oder Arbeitsverweigerung) oder betriebsbedingt erfolgt, hängt vom Kontext ab. Eine fristlose Kündigung ist aber nur dann gerechtfertigt, wenn ein schwerwiegendes Fehlverhalten vorliegt. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer eine Gefährdung darstellt, Kollegen oder Vorgesetzte belästigt oder sich der Arbeit verweigert.

Die Kündigung durch den Arbeitgeber unterliegt strengen Auflagen. Sie muss ebenfalls die Formvorschriften und rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllen und ist zudem an das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gebunden. Sonderregelungen gelten zum Beispiel für Frauen im Mutterschutz, Schwerbehinderte oder Auszubildende.

Von seinem Arbeitgeber die Kündigung ausgesprochen zu bekommen, ist keine angenehme Situation – weder für den Vorgesetzten, noch für den Mitarbeiter. Wer Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Kündigung hat, kann sich die Situation mit Hilfe eines Anwalts lösen. Auch ein schneller Kontakt zur Bundesagentur für Arbeit ist ratsam.