Bewerbung per E-Mail

E-Mail-Bewerbungen sind heutzutage Standard. Die vor wenigen Jahren noch gängigen Bewerbungen im Papierformat sind mittlerweile nicht mehr aktuell. Damals wie heute geht es im Kern noch immer um die Auswahl der passenden Bewerbungsunterlagen. In der E-Mail-Bewerbung werden diese als Anhang mitgesendet. Das digitale Format der E-Mail-Bewerbung bringt neue Herausforderungen und Möglichkeiten mit sich.

Laut einer Studie der Universität Bamberg mit Schwerpunkt Bewerbung der Zukunft waren im Jahr 2016 nur etwa 13 Prozent der versendeten Bewerbungen papierbasiert und wurden per Post versendet. Für nur 1 Prozent der Unternehmen sind Papierbewerbungen heute die bevorzugte Bewerbungsform, wie die gleiche Studie belegt. Mit 83,1 Prozent ist die Bewerbung per E-Mail für Stellensuchende und Karriereinteressierte die beliebteste Form der Bewerbung.

Die E-Mail-Bewerbung ist von der Formularbewerbung abzugrenzen. Beide Bewerbungen erfolgen über das Internet, aber in der Formularbewerbung gibt der Bewerber die Informationen aus seinem Lebenslauf und Anschreiben in ein vorgefertigtes Formular ein, häufig auf direkt auf der Webseite des Unternehmens.

So wie bei der papierbasierten Bewerbung werden E-Mail-Bewerbungen selbst gestaltet. Sie werden vom E-Mail-Account des Bewerbers versendet und enthalten die typischen Bewerbungsunterlagen wie das Anschreiben, den Lebenslauf und Zeugnisse.

Bewerbung über firmeneigene Onlineformulare sind weniger individuell. Sie werden vor allem von großen Unternehmen genutzt, kleine und mittlere Unternehmen arbeiten hingegen eher mit E-Mail-Bewerbungen.

Vor- und Nachteile der E-Mail Bewerbung

Eine E-Mail-Bewerbung bietet viele Vor- und Nachteile. Von Vorteil ist, dass die E-Mail-Bewerbung sehr viel günstiger ist, da keine Ausgaben für teure Bewerbungsmappen, Druck- und Papierkosten sowie Porto entstehen. Zudem können per E-Mail sehr viel mehr Bewerbungen in kürzerer Zeit versendet werden und kommen beim Unternehmen schnell und meist an der richtigen Stelle an – die Reaktionszeit wird erheblich verkürzt. Davon abgesehen ist eine E-Mail-Bewerbung auch umweltfreundlicher.

Auch bei elektronischen Bewerbungen können sich jedoch Tipp- und Grammatikfehler einschleichen, die aufgrund der Menge an versendeten Bewerbungen gern übersehen werden. Außerdem kann es schwierig sein, den richtigen Ansprechpartner zu recherchieren und dafür zu sorgen, dass die Bewerbung heraussticht. Durch die Möglichkeit der E-Mail-Bewerbung erhalten Personaler heute eine Vielzahl an Bewerbungen.

Lebenslauf in der E-Mail-Bewerbung

Das Herzstück der Bewerbung ist der Tabellarische Lebenslauf. Dieser sollte auch jeder in E-Mail-Bewerbung enthalten sein. Der Lebenslauf wird zusammen anderen Dokumenten wie Anschreiben und Zeugnisse in einem PDF-Dokument im Anhang beigefügt. Lebenslauf-Vorlagen mit richtiger Struktur und professionellem Design sind hier herunterladbar. Jedes Muster kann individuell angepasst werden:

Das Design der Bewerbung bestimmt den wichtigen ersten Eindruck, zeigen Studien. Daher sollte sowohl der Inhalt als auch die Form überzeugen.

Der Betreff der E-Mail

Der Betreff der E-Mail sollte dem Personaler sofort mitteilen, worum es geht und für welche Position die Bewerbung ist. Dies erleichtert die Einordnung und Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner. Auch das Wort Bewerbung und falls vorhanden die Referenznummer sollten darin vorkommen. Lediglich Bewerbung in den Betreff zu schreiben ist unprofessionell und kann dazu führen, dass die Bewerbung sofort aussortiert wird.

Ein gutes Beispiel für einen gelungenen Betreff ist Bewerbung als Mitarbeiter im Kundenmanagement (m/w) – Kennziffer 123456.

Anschreiben in einer E-Mail Bewerbung

Wird ein Anschreiben ausdrücklich in der Stellenbeschreibung verlangt, kommt das Anschreiben zusammen mit dem Lebenslauf als PDF in den Anhang der E-Mail. So kann der Personaler die Bewerbungsunterlagen ausdrucken und unternehmensintern leicht weiterverarbeiten. In das Textfeld der E-Mail kommt lediglich eine kurze Ankündigung der Bewerbung.

Beispiel für die Ankündigung der Bewerbung im E-Mail-Text:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,

anbei erhalten Sie meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle als Kundenberater Mobile.

Warum ich hervorragend zu (UNTERNEHMEN) passe und die Stelle als Kundenberater besonders gut mit meinem Profil übereinstimmt, entnehmen Sie meinen angehängten Bewerbungsunterlagen. Ich freue mich auf ein persönliches Kennenlernen.

Mit besten Grüßen
(NAME)

Das Anschreiben direkt ins Textfeld einzufügen bietet sich an, wenn kein Anschreiben für die Bewerbung verlangt war, man aber freiwillig ein paar Sätze zur Bewerbung sagen möchte. So kann man nochmal besonders die eigene Motivation hervorheben. Diese Kurzform eignet sich im Vergleich zum klassischen Anschreiben weniger dafür die Hard-Skills und Erfahrungen ausführlich darzustellen. Das kurze Anschreiben sollte sich auf wenige Textzeilen beschränken und kurz und knackig wirken.

Anrede in der E-Mail-Bewerbung

Auch in der E-Mail-Bewerbung sollte ein formaler Ton gewählt werden. Es lohnt sich, den richtigen Ansprechpartner vorab zu recherchieren und namentlich anzusprechen. So drückst du Engagement und Professionalität aus. Falls der Ansprechpartner nicht in der Stellenanzeige genannt wird oder die Bewerbung initiativ ist, ist auch eine telefonische Nachfrage beim Unternehmen zu empfehlen.

Anhänge in der E-Mail Bewerbung

In der E-Mail-Bewerbung enthält der Anhang die eigentlichen Bewerbungsunterlagen. Alle Anhänge werden in einem PDF zusammengefasst. Die PDF-Bewerbungsmappe ist die Papierbewerbung im digitalen Format. Umso wichtiger ist es, die richtige Reihenfolge von Lebenslauf, Anschreiben, Deckblatt, sonstigen Dokumenten, sowie Normen bezüglich der Dateigröße und Formatierung einzuhalten.

Reihenfolge der Anhänge

An erster Stelle kommt das Anschreiben. Dann folgt das optionale Deckblatt, der Lebenslauf, und zum Schluss weitere Dokumente wie Zeugnisse. Damit das PDF-Dokument bei vielen Anhängen nicht unübersichtlich wird, sollte bei mehr als 6 Seiten ein Anlagenverzeichnis erstellt werden. Das Anlagenverzeichnis wird nach dem Anschreiben bzw. Deckblatt in der Reihenfolge der Dokumente platziert. Ein Beispiel für ein Anlagenverzeichnis findest du in dieser Bewerbungsvorlage.

Benennung der Anhänge

Der Anhang sollte sinnvoll und aussagekräftig benannt werden. Auf jeden Fall solltest du hier deinen Namen nennen. Ein gutes Beispiel ist MaxMustermann_Bewerbung_UNTEREHMENSNAME.

Größe und Format der Anhänge

Der Anhang sollte 3 MB nicht überschreiten und in einem kompakten PDF Dokument zusammengefasst sein.

Sind alle Anhänge in einem PDF zusammengefasst, kann die Bewerbung intern effizienter weiterverarbeitet werden. Der Personaler spart also Zeit. Außerdem öffnet er die Bewerbung auch garantiert in richtiger Reihenfolge. Bei einer Vielzahl an Bewerbungen jeden Tag ist das Gold wert!

Ein schwerer Fehler, der immer wieder begangen wird, aber unbedingt zu vermeiden ist, ist das Versenden als Word-Datei. Die Formatierung des Dokuments wird in Word-Dateien nicht vollständig gespeichert und kann so auf einem anderen Computer verloren gehen! Die Struktur des Lebenslaufs kann durcheinander geraten, was die Bewerbung schwer zu lesen macht. Solche Fehler lassen den Bewerber hochgradig unprofessionell aussehen und sorgen für Ärger beim Personaler.

Für das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dokumente zu einem gibt es im Internet viele hilfreiche Tools. Auf komprimierte Dateien wie ZIP-Dateien sollte man lieber verzichten – dies bereitet dem Personaler zusätzlich Arbeit und kann sicherheitstechnische Schwierigkeiten verursachen.

Auch bei den Anhängen kommt es auf Qualität an. Gescannte Dokumente sollten ordentlich aussehen und von guter Qualität sein.

Nur relevante Zeugnisse und Bescheinigungen werden beigefügt – weniger ist mehr!

 Tipp: Für das Zusammenstellen verschiedener PDF Dokumente in einem Anhang sowie die Reduzierung der Anhanggröße gibt es mittlerweile viele nützliche Programme wie dieses Tool.

Was ist das PDF-Format?

PDF steht für Portable Document Format und ist zum Industriestandard beim Online-Versand von Dokumenten geworden. Es stellt sicher, dass ein Dokument auf jedem Computer identisch aussieht. Außerdem können PDF-Dokumente keine Viren enthalten und sind deshalb sicher im Gebrauch. Dokumente, die in Textverarbeitungsprogrammen wie MS Word erstellt werden, können immer auch im PDF gespeichert werden.

E-Mail-Adresse und Signatur

Für die Bewerbung per E-Mail sollte unbedingt eine seriöse E-Mail-Adresse verwendet werden. Diese enthält den Namen des Bewerbers, in etwa max.musterman@e-mail.de. Spaßige E-Mail-Adresse mit lustigen Spitznamen wirken unprofessionell und können einen schlechten ersten Eindruck provozieren. Im Zweifelsfall lohnt es sich, eine separate E-Mail-Adresse für Bewerbungen zu erstellen und es, falls erforderlich, bei verschiedenen Providern oder mit verschiedenen Namenskonstellationen zu versuchen.

Es wirkt professionell, wenn du für E-Mail Bewerbungen eine Signatur verwendest. Diese sollte den vollständigen Namen, Adresse, und Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten und kann als Text oder als HTML-Code in Ihre E-Mail eingefügt werden. Wer seine Signatur ansprechend formatiert und vom E-Mail Text abgegrenzt, beweist auch Stilbewusstsein und ein Auge fürs Detail. Auch ein Link zum LinkedIn oder Xing-Profil kann nicht schaden – sofern dieses gut gepflegt ist.

Tipp: Eine professionelle E-Mail-Signatur hilft nicht nur dem Personaler bei der Kontaktaufnahme, sondern kann auch ein grafisches Highlight darstellen und die Seriosität des Bewerbers unterstreichen.

Checkliste E-Mail-Bewerbung

  • Eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden, die den Namen des Bewerbers enthält
  • Rechtschreibung und Grammatik sollten fehlerfrei sein (um sicherzugehen gegenlesen lassen)
  • Alle Dokumente werden in einer PDF Datei als Anhang zusammengefasst
  • Der Anhang sollte maximal 3 MB groß sein
  • Das Design und die Farbwahl aller Unterlagen sind stimmig und konstant
  • Der Betreff sollte deutlich sein und die Jobbezeichnung enthalten
  • Ein formaler Stil ist angemessen, es sei denn, die Stellenanzeige ist sehr informell gestaltet
  • Eine E-Mail Signatur mit Kontaktdaten wirkt professionell
  • Die Bewerbung ist an den richtigen Ansprechpartner adressiert und wird an die passenden Mail-Adresse versendet