Bei der E-Mail-Bewerbung versendest du deine Bewerbungsmappe im digitalen Format per Mail. Dafür fasst du alle Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Motivationsschreiben und Anlagen zu einer PDF-Datei zusammen. Diese Datei lädst du in den Anhang der E-Mail, die du an den Arbeitgeber versendest. Im E-Mail-Text weist du freundlich auf den Anhang hin.
E-Mail-Bewerbungen sind heutzutage Standard. Über 90 % der Arbeitgeber bevorzugen eine Bewerbung im digitalen Format. Wichtig bei der Bewerbung per E-Mail sind vollständige Bewerbungsunterlagen samt professionellem Bewerbungsschreiben sowie Lebenslauf. Beachte zudem unsere Hineise zum Versand und Format. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung ankommt und dich als einen seriösen Bewerber präsentiert.
Inhaltsverzeichnis:
- Was schreibt man in die E-Mail? Tipps zum E-Mail Text und Betreff mit Beispielen
- Was kommt in den Anhang? Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen (Zeugnisse, etc.)
- Wie versende ich eine Bewerbung per E-Mail? Größe, PDF-Format, Ansprechpartner
- Auf die Rückmeldung warten: Richtig nachhaken, Mustertext für die E-Mail
- Checkliste E-Mail Bewerbung: Das Wichtigste zur E-Mail-Bewerbung auf einen Blick
- Lebenslauf-Vorlagen: Vorlagen zum Download für deine Bewerbung per E-Mail
Bewerbung per E-Mail: Was kommt in die Mail?
Der Text der E-Mail wird gelesen, bevor die Bewerbung eingesehen werden. Daher solltest du beim Erstellen sorgfältig vorgehen.
- Wähle einen formalen Ton für das Schreiben in der E-Mail-Bewerbung
- Verfasse einen aussagekräftigen, aber kurzen Text (nicht mehr als ca. 6 Zeilen)
- Achte darauf, dass es keine Wiederholungen zum Anschreiben oder Motivationsschreiben gibt
- Füge eine persönliche Anrede und Grußformel ein
- Verwende keine Smileys oder Emoticons
Lies den Text Korrektur und prüfe ihn auf Rechtschreibfehler
Beispiel für den E-Mail Text in der Bewerbung:
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
anbei erhalten Sie meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle als Kundenberater Mobile.
Warum ich hervorragend zu (UNTERNEHMEN) passe und die Stelle als Kundenberater besonders gut mit meinem Profil übereinstimmt, entnehmen Sie meinen Bewerbungsunterlagen im Anhang. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und ein baldiges persönliches Kennenlernen.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)“
Ein weiteres Beispiel:
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
im Anhang finden Sie meine Bewerbungsunterlagen auf die ausgeschriebene Stelle als Altenpflegeassistent. Für Rückfragen stehe ich Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Ich freue mich, Sie bei einem Vorstellungsgespräch persönlich kennenzulernen.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)“
Hattest du bereits im Rahmen der Initiativbewerbung Kontakt zum Unternehmen aufgenommen und deine Bewerbung angekündigt, nimm in der E-Mail darauf Bezug. Formulieren kannst du es zum Beispiel so:
„Wie besprochen sende ich Ihnen anbei meinen Lebenslauf.“
„Wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen im Anhang meine Bewerbungsunterlagen.“
Sonderzeichen wie % oder € in der E-Mail können beim Empfänger falsch dargestellt werden. Schreibe Sonderzeichen daher aus, z. B. „Prozent” oder „Euro”.
Persönliche E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Sende die E-Mail unbedingt direkt an den zuständigen Ansprechpartner. Den Namen und die Kontaktdaten findest du normalerweise in der Stellenbeschreibung.
Verwende auf keinen Fall allgemeine Ansprachen wie „Sehr geehrte Damen und Herren,”. Sende die Mail auch nicht an allgemeingültige Adressen wie z. B. info@unternehmen.de oder support@unternehmen.de. Bewerbungen an diese Adressen werden meist ignoriert oder kosten Zeit und Aufwand, bis sie bei der richtigen Person ankommen.
Ist in der kein Ansprechpartner angegeben, recherchiere auf der Website des Unternehmens. Meist findest du unter „Team” oder „Über uns”, wer für Personal und Recruiting verantwortlich ist. Du kannst auch auf Karriereplattformen wie Xing oder LinkedIn nach Mitarbeitern in der Abteilung suchen.
Bleibt deine Online-Suche erfolglos, kontaktiere das Unternehmen telefonisch. Frage höflich nach, an wen du deine E-Mail adressieren solltest. So zeigst du außerdem Initiative und Professionalität.
Aussagekräftiger Betreff der E-Mail
Der Betreff der E-Mail ist das Erste, das der Arbeitgeber sieht. Gib der E-Mail daher einen eindeutigen und aussagekräftigen Betreff. Der Arbeitgeber sollte sofort erkennen:
- dass es eine Bewerbung ist
- für welche Position die Bewerbung ist
Der Betreff sollte immer das Wort „Bewerbung” enthalten. Außerdem gehört in den Betreff die genaue Bezeichnung der Stelle, auf die du dich bewirbst. Falls vorhanden, nenne auch die Kenn- oder Referenznummer.
Beispiel:
„Bewerbung als Mitarbeiter im Kundenmanagement (m/w) – Kennziffer 1234”.
Lediglich „Bewerbung” in den Betreff zu schreiben ist unprofessionell. Das kann sogar dazu führen, dass die Bewerbung sofort aussortiert wird.
Was kommt in den Anhang?
In den Anhang kommt deine komplette Bewerbungsmappe als PDF-Datei. Die Bewerbungsunterlagen beinhalten immer mindestens ein Lebenslauf und ein Anschreiben, wie bei einer normalen Papierbewerbung.
Die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen ist wie folgt:
- Anschreiben
- Deckblatt (optional)
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben (optional, wenn nicht explizit gefordert)
- Anlagen
Welche Bewerbungsunterlagen du in die Bewerbung aufnehmen solltest, erfährst du in der Stellenbeschreibung.
Häufig werden bei E-Mail Bewerbungen sogenannte Kurzbewerbungen verlangt. Diese bestehen nur aus Lebenslauf und Anschreiben. Meist bitten Arbeitgeber nach dem Durchschauen der Kurzbewerbungen aber um weitere Unterlagen. Daher lohnt es sich, die komplette Bewerbung vorbereitet zu haben, um sie dann schnell nachschicken zu können.
Lebenslauf in der E-Mail Bewerbung
Das Herzstück der Bewerbung ist der tabellarische Lebenslauf. Daher darf er auch in E-Mail-Bewerbung nicht fehlen. Füge ihn zusammen mit anderen Dokumenten in eine PDF-Datei im Anhang ein.
Anschreiben in der Bewerbung per E-Mail
Verlangt die Stellenbeschreibung ein Anschreiben, kommt es zusammen mit den anderen Bewerbungsunterlagen in die PDF. Der Personaler kann die kompletten Bewerbungsunterlagen herunterladen, ausdrucken und unternehmensintern leicht weiterverarbeiten.
Kopiere dein Anschreiben nicht in das Textfeld der E-Mail! Der Arbeitgeber wird so beim Öffnen der E-Mail nicht gleich mit einem langen Text konfrontiert. Außerdem muss er dann die gleichen Inhalte nicht doppelt lesen, was Zeitaufwand bedeutet.
Nur, wenn kein Bewerbungsschreiben gefordert ist, kannst du es direkt im Textfeld der E-Mail verfassen. Halte es allerdings kurz. Schreibe zwei bis drei Absätze und fasse deine aussagekräftigsten Argumente zusammen.
Auch in digitaler Form benötigen dein Anschreiben und Lebenslauf eine handschriftliche Unterschrift.
Scanne deine Unterschrift ein oder fotografiere sie ab. Füge die Bilddatei dann in die Dokumente ein. Hast du ein Grafiktablett, kannst du die Unterlagen auch digital signieren.
Weitere Anlagen in der E-Mail Bewerbung
Zu einer vollständigen E-Mail Bewerbung gehören auch die Anlagen. Folgende Anlagen sind in einer vollständigen Bewerbung Pflicht:
- Zeugnis über den höchsten Schulabschluss
- Letzte drei bis vier Arbeitszeugnisse
- Nachweise, die der Arbeitgeber in der Stellenausschreibung fordert
Du kannst weitere aktuelle und relevante Anlagen einfügen, wenn sie deine Eignung für die Stelle unterstreichen. Das können z. B. Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen oder Arbeitsproben sein.
Wähle die Anlagen sorgfältig aus und füge nur die aussagekräftigsten ein. Unwichtige Anlagen können die Übersichtlichkeit und die Aussagekraft der Bewerbung verschlechtern. Sie können die Bewerbung verwässern und schwächen. Außerdem können zu viele Anlagen die Dateigröße der Bewerbung erhöhen.
Achte bei den Anhängen auf eine hohe Auflösung. Gescannte Dokumente sollten gut lesbar sein und ordentlich aussehen.
Ist deine Bewerbung länger als 6 Seiten, dann erstelle ein Anlagenverzeichnis. So kann der Arbeitgeber mit einem Klick zur richtigen Seite navigieren und das PDF-Dokument bleibt übersichtlich.
Platziere das Anlagenverzeichnis ganz unten in das Anschreiben. Alternativ kannst du es auf dem Deckblatt oder einer eigenen Seite unterbringen. Es sieht zum Beispiel so aus:
Anlagen:
– Lebenslauf
– Motivationsschreiben
– Abiturzeugnis
– Praktikumszeugnis
Wie versende ich eine Bewerbung per E-Mail?
Der Arbeitgeber sieht die E-Mail zuerst, bevor er deine Bewerbung liest. Daher solltest du einige wichtige Punkte beachten, um gleich einen professionellen ersten Eindruck zu machen.
Verfasse und adressiere die E-Mail richtig, damit sie beim Arbeitgeber ankommt. Der Anhang muss im richtigen Format sein, damit der Arbeitgeber ihn öffnen und einsehen kann.
Anhang als PDF verschicken
Der Anhang der E-Mail enthält deine Bewerbungsunterlagen im PDF-Format. PDF steht für Portable Document Format. Es ist heute der Standard beim Online-Versand von Dokumenten. PDF Dateien
- können auf jedem PC, Laptop oder Smartphone geöffnet werden.
- sehen auf jedem Endgerät gleich aus. Die Formatierung bleibt also erhalten.
- können nicht ohne Weiteres verändert werden.
- können keine Viren enthalten und sind deshalb sicher im Gebrauch.
MS Word Dokumente, können immer auch als PDF gespeichert werden.
Alle deine Bewerbungsunterlagen sollten in einer PDF-Datei sein. Um PDF-Dateien zusammenzufassen, kannst du verschiedene Online-Tools wie SmallPDF nutzen. Versende Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse etc. nur als einzelne Dateien, wenn der Arbeitgeber das ausdrücklich verlangt.
Das Versenden von Word- oder Zip-Dateien ist ein schwerer Fehler.
Die Formatierung von Word-Dateien wird nicht vollständig gespeichert. So kann das Layout und die Struktur von Lebenslauf und Anschreiben durcheinander geraten, wenn der Arbeitgeber diese auf seinem Computer öffnet.
Zip-Dateien können Viren enthalten und müssen zuerst entpackt werden. Daher dürfen viele Personaler Zip-Dateien gar nicht öffnen.
Solche Fehler lassen den Bewerber hochgradig unprofessionell aussehen und sorgen für Ärger beim Personaler.
Wie groß darf der Anhang sein?
Der Anhang sollte 5 MB nicht überschreiten. Nur so kann die E-Mail versendet werden und auch beim Arbeitgeber ankommen. Um die Größe der Datei zu verkleinern, gibt es mittlerweile viele nützliche Programme online.
E-Mail Anbieter zeigen dir an, ob der Anhang erfolgreich hochgeladen wurde. Stelle auch vor dem Absenden sicher, dass du nicht vergessen hast, den Anhang in die E-Mail zu laden.
Dateien richtig benennen
Benenne die PDF-Datei im Anhang sinnvoll und aussagekräftig. Binde deinen Namen, „Bewerbung” und den Namen des Unternehmens ein. Zum Beispiel:
„MaxMuster_Bewerbung_Unternehmensname”
Dieses Format erleichtert dem Arbeitgeber, deine Bewerbung einzuordnen. Auch machst du gleich einen professionellen Eindruck.
Jede PDF-Datei enthält Meta-Daten zum Verfasser und dem Erstellungsdatum der Datei. Das kann dem Arbeitgeber verraten, wann das PDF erstellt wurde und wer sie erstellt hat.
Liegt das Datum länger zurück oder steht beim Verfasser ein unbekannter Name, kann das unseriös wirken. Erstelle daher für jede Bewerbung eine neue PDF-Datei oder bearbeite die Metadaten mit Tools wie z. B. BeCyPDFMetaEdit.
Seriöse E-Mail-Adresse
Verwende für die Bewerbung per E-Mail unbedingt eine neutrale und seriöse E-Mail-Adresse. Spaßige E-Mail-Adressen mit lustigen Spitznamen wirken unprofessionell und können einen schlechten ersten Eindruck erwecken. Auch E-Mail-Adressen von Unternehmen, bei denen du tätig bist/warst, sind ein No-Go.
Deine E-Mail-Adresse besteht im Idealfall aus deinem vollständigen Namen, z. B. max.muster@e-mail.de. Auch kann die E-Mail-Adresse Abkürzungen oder Zahlen enthalten. Versuche bei verschiedenen Providern eine passende Version zu finden.
| So ist es richtig: | So ist es falsch: |
|---|---|
| Vollständigen Namen verwenden: | Spitznamen verwenden: |
| „max.muster@gmail.com“, „max@muster.com“ | „bluemchen95@gmail.com“, „crazy.max@gmail.com“ |
| Sinnvolle Abkürzungen und Ergänzungen: | Unpassende Abkürzungen und Zusätze: |
| „m.muster@yahoo.com“, „maxmuster.bonn@mail.de“ | „ma.muster@yahoo.com“, „max.germany95@mail.de“ |
Du kannst dir die Domain für deinen Namen sichern und eine E-Mail-Adresse erstellen. Zum Beispiel „max@muster.de”. Das wirkt sehr professionell.
Signatur der E-Mail
Einen besonders professionellen Eindruck machst du, wenn du für E-Mail Bewerbungen eine Signatur verwendest. Diese enthält Informationen, die am Ende jeder Mail automatisch angezeigt werden. Das können zum Beispiel sein:
- Vollständiger Name
- Adresse
- Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
- Links zu Social Media Profilen oder Homepage
Hubspot bietet online kostenlos einen E-Mail-Signatur-Generator für Outlook, Gmail und Yahoo und Apple an.
Achte darauf, dass die Kontaktdaten in der Signatur und der Bewerbung übereinstimmen. Halte deine Daten aktuell.
Eine professionelle E-Mail-Signatur hilft dem Personaler nicht nur bei der Kontaktaufnahme, sondern kann auch ein grafisches Highlight darstellen. Wer seine Signatur ansprechend formatiert und vom E-Mail Text abgegrenzt, beweist Stilbewusstsein und ein Auge fürs Detail. Auch unterstreicht sie die Seriosität des Bewerbers.
Verwende für deine Signatur die gleichen Farben und Schriftarten wie in deinen Bewerbungsunterlagen. Das lässt deine gesamte Bewerbung einheitlich erscheinen. Außerdem zeigt das denen persönlichen Stil und gibt dir Wiedererkennungswert.
Gestaltung der E-Mail
Versende deine E-Mail als Text und nicht als HTML. HTML ermöglicht dir zwar mehr Gestaltungsmöglichkeiten, kann aber bei anderen E-Mail Anbietern zu Anzeigefehlern führen.
Fordere beim Versenden der E-Mail keine Lesebestätigung ein und markiere deine E-Mail auch nicht als „wichtig”. Beide Funktionen können den Empfänger unter Druck setzen und so einen negativen Eindruck erwecken.
Trage vor dem Versenden deine eigene E-Mail-Adresse in das BCC Feld ein. So wird die E-Mail, zusätzlich zum Arbeitgeber, an dich selbst geschickt.
Kommt die E-Mail bei dir an, ist sie sehr wahrscheinlich auch beim Arbeitgeber angekommen. Dass du dich BCC gesetzt hast, sieht der Arbeitgeber übrigens nicht.
Der richtige Zeitpunkt zum Versenden
Auch der Zeitpunkt, an dem du die Bewerbung versendest, kann sich auf deine Erfolgsaussichten auswirken. Sieht der Arbeitgeber, dass du deine Unterlagen um 3 Uhr morgens eingesandt hast, wird er sich fragen, warum du um diese Zeit wach bist. Schicke deine Bewerbung daher zu üblichen Arbeitszeiten, am besten früh am morgen, oder vormittags.
E-Mail Anbieter wie Gmail ermöglichen es, den Versandzeitpunkt zu planen, damit deine E-Mail-Bewerbung automatisch zur gewünschten Zeit verschickt wird. Tue dazu Folgendes:
- Öffne Gmail auf deinem Computer
- Klicke links oben auf Schreiben
- Verfasse die E-Mail
- Klicke links unten neben „Senden“ auf den Drop-down-Pfeil -> Weitere Sendeoptionen
- Klicke auf „Senden planen”
Ist ein Bewerbungsschluss gesetzt, dann warte mit dem Einsenden der Bewerbung nicht bis zum letzten Tag. Arbeitgeber schauen sich Bewerbungen schon vor dem Bewerbungsende an und merken sich passende Kandidaten vor. Deine Chancen sind besser, je früher du dich bewirbst.
E-Mail Bewerbungen können schnell und „mit nur einem Klick” verschickt werden. Das verleitet manche Bewerber dazu, die gleichen Bewerbungsunterlagen an möglichst viele Arbeitgeber zu versenden.
Arbeitgeber erkennen unspezialisierte Bewerbungen sofort. Oft nehmen sie dann an, dass sie in gleicher Form an andere Unternehmen geschickt wurden. Das macht keinen guten Eindruck und im schlimmsten Fall landen diese Bewerbungen sofort im digitalen Papierkorb.
Nimm dir daher die Zeit, jede Bewerbung sorgfältig zu erstellen. Achte unbedingt darauf, sie an den Arbeitgeber anzupassen:
- Beziehe dich inhaltlich auf das Unternehmen und die Stellenbeschreibung.
- Adressiere die Bewerbung und E-Mail an den richtigen Ansprechpartner.
- Schreibe im Lebenslauf und Bewerbungsschreiben das gleiche (aktuelle) Datum.
Auf die Rückmeldung warten
Es kann ein paar Wochen dauern, bis sich der Arbeitgeber alle Bewerbungen angesehen hat. Statte dich daher mit Geduld aus. Prüfe regelmäßig deinen Spam-Ordner. Möglicherweise wurde die Rückmeldung dorthin verschoben.
Hast du nach ca. 3 Wochen keine Antwort erhalten, kannst du höflich bei deinem Ansprechpartner nachfragen. Erkundige dich in einer kurzen Mail und nach dem Stand deiner Bewerbungsunterlagen. Zum Beispiel so:
„Sehr geehrte Frau Schubert,
am (Datum) habe ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zugeschickt. Bisher habe ich keine Rückmeldung von Ihnen erhalten. An der Arbeit in Ihrem Unternehmen bin ich nach wie vor interessiert und möchte mich daher nach dem aktuellen Stand meiner Bewerbung erkundigen.
Ich freue mich über Ihre baldige Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)“
Vor- und Nachteile einer E-Mail Bewerbung
Vorteile:
- E-Mail Bewerbungen sind günstiger, da keine Ausgaben für Bewerbungsmappen, Druck- und Papierkosten und Porto entstehen
- Mehr Bewerbungen können mit weniger Aufwand in kürzerer Zeit versendet werden
- Bewerbungen kommen schnell an und können ggf. intern an die richtige Abteilung weitergeleitet werden
- Da kein Papier notwendig ist, sind E-Mail-Bewerbungen umweltfreundlicher
Nachteile:
- Ansprechpartner recherchieren kann schwierig oder aufwendig sein
- E-Mails können verloren gehen
- Arbeitgeber erhalten eine Vielzahl an Bewerbungen – die Konkurrenz ist größer, als wenn nur Papierbewerbungen gefordert werden
E-Mail Bewerbung Checkliste
- Alle Dokumente in einer PDF zusammengefasst
- Die PDF-Datei hat einen sinnvollen Namen
- Anhang ist maximal 5 MB groß und korrekt hochgeladen
- Seriöse E-Mail-Adresse mit dem Namen des Bewerbers
- Korrekte Empfänger-Adresse des Ansprechpartners
- Betreff ist eindeutig und enthält “Bewerbung” und die Jobbezeichnung
- Text der E-Mail ist knapp formuliert und wiederholt sich nicht mit dem Anschreiben
- Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler
- Formaler Stil und höfliche Sprache
- E-Mail Signatur mit Kontaktdaten für professionellen Eindruck
Muster und Vorlagen für deine E-Mail Bewerbung
Das Design der Bewerbung bestimmt über den ersten Eindruck. Mit unseren professionell gestalteten Bewerbungsvorlagen machst du nicht nur einen guten Eindruck, sondern sparst auch Zeit.
Wähle eine Vorlage, die zu dir und zu deiner Wunschstelle passt und lade es herunter. Jede Vorlage enthält Anschreiben, Lebenslauf, Deckblatt und Motivationsschreiben und lässt sich mit Word bearbeiten. Du musst einfach nur deine Angaben ergänzen und die Bewerbung abspeichern.
Erstelle als Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch eine persönliche Bewerbungsmappe mit deinen ausgedruckten Bewerbungsunterlagen. So hast du sie zur Hand und kannst sie als Gedächtnisstütze nutzen.