Bewerbung als Bürokauffrau (Büromanagement)

Hilfreiche Links für deine Bewerbung als Bürokauffrau (Büromanagement) / Bürokaufmann:

• Tabellarischer Lebenslauf für Bürokaufleute zum Download
• Was gehört in eine Bewerbung?
• Bewerbungsschreiben: Einleitung bis Schlusssatz
• Wie schreibe ich einen Lebenslauf?
• Wie schreibe ich eine Initiativbewerbung?
• Wie bewerbe ich mich per E-Mail?

Aufgaben von Bürokaufleuten: Was wird erwartet?

Die Tätigkeit von Bürokaufleuten umfasst sowohl organisatorische als auch kaufmännisch-verwaltende Aufgaben. Sie sind dafür zuständig, den Schriftverkehr zu erledigen, Präsentationen zu entwerfen, Büromaterial einzukaufen und Termine zu planen. Darüber hinaus organisieren sie Dienstreisen sowie Veranstaltungen und bereiten Sitzungsräume für Besprechungen vor. Im Bereich Personalwesen kümmern sie sich um die Personaleinsatzplanung. Sie stehen in Kontakt zu externen Dienstleistern, kümmern sich um die Abwicklung von Aufträgen und kontrollieren Zahlungsein- und -ausgänge. 

Außerdem beraten und betreuen sie je nach Branche Kunden und helfen bei der Auswahl von Produkten oder Dienstleistungen. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie zum Beispiel bei Antragstellungen und Ausstellung von Ausweisen und Pässen oder der Klärung von bürokratischen Anliegen. Dabei kennen sie sich sehr gut mit den geltenden Vorschriften und Fristen aus. In der Auftragsnachbereitung ermitteln sie, wie zufrieden der Käufer jeweils gewesen ist. Reklamations- und Beschwerdemanagement gehört dabei ebenfalls mit dazu. 

Bürokaufleute schreiben Geschäftsbriefe und Protokolle sowie Aktenvermerke und Berichte. Ebenso erstellen sie Abrechnungen und Statistiken. Auch empfangen sie Besucher, nehmen Telefonanrufe entgegen und leiten diese an entsprechende Ansprechpartner weiter. Dafür kennen Sie die Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten ihrer Vorgesetzten und Kollegen sehr gut. Je nach Unternehmen können Kaufleute für Bürokommunikation auch im Personalwesen, im Rechnungswesen, in der Logistik und im Marketing arbeiten. 

Die Tätigkeiten und Kompetenzen von Bürokaufleuten umfassen:

• Abwicklung von Büroprozessen: Erledigung des internen und externen Schriftverkehrs, Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Dienstplänen, Datensichtung, Empfang von Kunden, Termin- und Urlaubsplanung, Postbearbeitung, Organisation von Dienstreisen, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial 
• Aufträge und Zahlungen: Entgegennahme und Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen, Rechnungserstellung, Überwachung der Zahlungen
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling Aufgaben
• Personalwesen: Führung und Verwaltung von Personalakten, Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten, Mitwirkung bei Lohnabrechnungen, Ermittlung und Auswahl des Personalbedarfs, Vorbereitung von Arbeitsverträgen
• Einkauf und Logistik: Einholung von Angeboten, Aufgabe von Bestellungen, Lagerbestandsverwaltung und -kontrolle, Kontrolle der Wareneingänge, Durchführung von Reklamationen 
• Marketing und Vertrieb: Ermittlung der Kundenbedürfnisse, Erstellung von Angeboten, Entwicklung von Marketingmaßnahmen, Social-Media-Pflege, Erstellung von Online-Marketing Kampagnen, Planung und Organisation von Events 
• Im öffentlichen Dienst: Aufstellung und Überwachung von Haushaltsplänen, Annahme von Anträgen, Klärung von Sachverhalten, Überblick über Fristen und Termine, Erteilung von Bescheiden, Mitwirkung bei Verwaltungsvorgängen

Typische Branchen: Wo kann ich mich als Bürokauffrau bewerben?

• Bau- und Architektur 
• Elektronik 
• Fahrzeugbau und -instandhaltung
• Finanzdienstleister 
• Immobiliendienstleister
• Gesundheits- und Sozialwesen
• Handel
• Hotellerie-, Gaststätten- und Tourismusgewerbe
• IT-Branche 
• Management und Beratung 
• Recht und Steuern 
• Medien und Information 
• Metallindustrie 
• Maschinenbau
• Transport 
• Verbände und Organisationen
• Öffentliche Verwaltung 
• Sozialversicherungen
• Verteidigung 

Kenntnisse und Soft Skills von Bürokaufleuten

In der Bewerbung als Bürokauffrau (Büromanagement) / Bürokaufmann nennst du neben relevanter Berufserfahrung auch wichtige Kenntnisse, sowie passende persönliche Kompetenzen. Als Bewerber hast du die besten Chancen, wenn du zeigst, dass du alle Anforderungen aus der Stellenbeschreibung erfüllst. Hier ist eine Liste von typischen Anforderungen an Bürokaufleute:

Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Gutes rechnerisches Denkvermögen (z. B. um Preise für ein Angebot zu kalkulieren, Kosten- und Leistungsrechnungen zu erstellen) 
• Sprachliches Denkvermögen (z. B. um mit Kunden, Anrufern und Besuchern Gespräche zu führen, um Äußerungen des Gegenübers zu verstehen) 
• Schnelle Wahrnehmungs- und Bearbeitungsfähigkeit (z. B. um E-Mails zügig zu sortieren und zu bearbeiten, um Daten zu vergleichen) 
• Konzentrations- und Merkfähigkeit (z. B. um trotz Geräuschen im Umfeld arbeiten zu können, um die Gesichter und Daten von Personen wiederzuerkennen)
• Anpassungsfähigkeit (z. B. um schnell zwischen Arbeiten am Telefon, am Empfang und am Computer wechseln zu können) 
• Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit (z. B. um Daten am Computer schnell einzugeben) 
• Kaufmännische Fähigkeiten (z. B. um die Entwicklung von Kosten einschätzen zu können) 
• Planungs- und Organisationsfähigkeit (z. B. umGeschäftsreisen und Events zu planen, um Besprechungsräume vorzubereiten) 
• Gutes Textverständnis (z. B. um Arbeitsanleitungen und Handelsbestimmungen zu verstehen und entsprechend umzusetzen) 

Soft Skills und persönliche Eigenschaften:

• Leistungs- und Einsatzbereitschaft (z. B. um kurzfristige Arbeiten vor einer Konferenz zu erledigen und spontan zu agieren)
• Sorgfältiges Arbeiten (z. B. um Geschäftsbriefe und Protokolle zu erstellen, um Statistiken fehlerfrei auszuwerten, für Arbeiten im Bereich Buchhaltung und Rechnungswesen)
• Selbstständigkeit (z. B. um eigenständig Dienstreisen oder Veranstaltungen zu planen und zu organisieren)
• Flexibilität (z. B. um schnell zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten wie Empfang, Telefon oder Computerarbeit zu wechseln) 
• Kommunikationsstärke (z. B. um mit Kollegen, Besuchern und Kunden zu kommunizieren und Anliegen zu klären) 
• Kunden- und Serviceorientierung (z. B. um auf individuelle Kundenwünsche und -anliegen einzugehen und Lösungen für Probleme zu finden)
• Teamfähigkeit (z. B. um mit Kollegen gemeinsam ein Projekt zu bearbeiten und sich im Team untereinander abzustimmen)
• Kritikfähigkeit (z. B. um sich eigene Fehler eingestehen zu können und bereit zu sein, aus ihnen zu lernen)

Voraussetzungen für den Beginn einer Ausbildung als Bürokauffrau:

Um zur Ausbildung als Kaufmann/-frau – Büromanagement zugelassen zu werden, müssen Bewerber mindestens einen Haupt- oder Realschulabschluss haben. Zusätzlich bevorzugen Ausbildungsbetriebe Schüler mit guten Kenntnissen in folgenden Schulfächern:

• Deutsch 
• Mathematik 
• Englisch
• Wirtschaft

Voraussetzung für die Ausübung des Berufs:

• In der Regel eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau

Gehalt als Bürokauffrau (Büromanagement) / Bürokaufmann:

Gehalt nach Berufsausbildung oder Studium (brutto):

Min: 2499 Euro

Max: 4369 Euro

Median: 3338 Euro

Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datengrundlage sind alle sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte in Deutschland)

Musterbewerbung als Bürokauffrau (Büromanagement) / Bürokaufmann

Damit du sofort mit deiner Bewerbung als Bürokauffrau starten kannst, findest du hier ein Bewerbungsmuster mit Anschreiben, Lebenslauf und Deckblatt zum Download – einfach Vorlage herunterladen, ausfüllen und abschicken! Der Musterinhalt dient nur als Inspiration und sollte niemals 1:1 übernommen werden.