Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistentin

Hilfreiche Links für deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistentin / Managementassistentin:

• Tabellarischer Lebenslauf für Assistenten der Geschäftsführung zum Download
• Was gehört in eine Bewerbung?
• Bewerbungsschreiben: Einleitung bis Schlusssatz
• Wie schreibe ich einen Lebenslauf?
• Wie schreibe ich eine Initiativbewerbung?
• Wie bewerbe ich mich per E-Mail?

Aufgaben von Assistenten der Geschäftsführung: Was wird erwartet?

Assistenten der Geschäftsführung (auch Management-Assistenten genannt) unterstützen die Geschäftsleitung bei ihren täglichen Aufgaben. Sie arbeiten in verschiedenen Wirtschaftszweigen, sind meist in größeren internationalen Unternehmen zu finden und werden in Behörden eingesetzt. Zu ihrem Aufgabenfeld gehört das Managen der internen Abläufe, das Pflegen von Außenkontakten und die Unterstützung der Mitarbeiterführung. Meist benötigen Assistenten der Geschäftsführung verschiedene Fremdsprachen, um sich in internationalen Firmen zu verständigen. Häufig werden Englisch und Französisch verlangt.

Zu den Hauptaufgaben von Assistenten der Geschäftsführung gehört die Beschaffung von Informationen, die benötigt werden, um verschiedene Geschäftsvorgänge vorzubereiten. Diese Informationen werten sie aus und bereiten sie verständlich auf. Sie kümmern sich um den Kontakt zum Kunden, zu den Geschäftspartnern und zu den Lieferanten. Sie betreuen Firmenkunden oder Gäste und dolmetschen bei Gesprächen. Des Weiteren vertreten Sie das Unternehmen auf Messen und führen dort Verhandlungen, beraten Kunden und unterbreiten ihnen Angebote. 

Die Terminkoordination und die Reiseplanung fallen ebenfalls in ihren Aufgabenbereich. Auch die Koordination von Meetings, Sitzungen und Tagungen unterliegt ihrer Verantwortung. Assistenten der Geschäftsführung werden außerdem im Bereich der Kostenrechnung eingesetzt und können ihre Fähigkeiten im Controlling einbringen.

Die Tätigkeiten und Kompetenzen von Assistenten der Geschäftsführung umfassen:

• Unterstützung bei Sekretariatsarbeiten: fremdsprachige Korrespondenz durchführen, Fachinformationen verwalten, Termin- und Reiseplanung 
• Bei der Organisation mitwirken: Ablaufplanungen erstellen, Zeitpläne erstellen, Arbeitsabläufe überwachen, Sitzungen, Tagungen und Konferenzen organisieren, an Besprechungen teilnehmen, Sitzungsergebnisse protokollieren, Protokolle erstellen
• Entscheidungsgrundlagen erstellen und auswerten: Statistiken erstellen oder auswerten, Kostenfaktoren und Soll-Ist-Vergleiche analysieren, Einhaltung betrieblicher Kennzahlen beobachten, Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten
• Den Bereich Personalwesen unterstützen: Personalauswahl vornehmen, neues Personal einstellen, die Koordinationsplanung übernehmen, Einsatzplanungen erstellen, Urlaubsplanungen übernehmen, Ausbildungen koordinieren, Weiterbildungen organisieren
• Außenkontakte pflegen: Besucher betreuen, Gespräche dolmetschen, Kontakte zu Lieferanten, Unternehmen, Behörden und Organisationen pflegen

Typische Branchen: Wo kann ich mich als Assistenz der Geschäftsführung bewerben?

• Architekturbüro, Baufirma
• Elektronikunternehmen, Elektroeinzelhandel
• Fahrzeugbauunternehmen, Werkstätten
• Versicherungen, Banken
• Immobilienunternehmen
• Krankenversicherungen, Krankenhäuser
• Einzelhandel
• Möbelmanufakturen
• Hotelgewerbe, Gaststätten
• Beratungsunternehmen, Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien
• Nachrichtensender, Verlage
• Maschinenbauunternehmen
• Fluggesellschaften, Verkehrsunternehmen
• Verwaltungen
• Verbände, Organisationen
• Weitere Dienstleistungen

Kenntnisse und Soft Skills von Assistenten der Geschäftsführung

In der Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistentin / Managementassistentin nennst du neben relevanter Berufserfahrung auch wichtige Kenntnisse, sowie passende persönliche Kompetenzen. Als Bewerber hast du die besten Chancen, wenn du zeigst, dass du alle Anforderungen aus der Stellenbeschreibung erfüllst. Hier ist eine Liste von typischen Anforderungen in diesem Beruf:

Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Rechnerisches Denken (z. B. zur Berechnung von Kosten für das Personal, zur Auswertung von Statistiken)
• Beobachtungsgenauigkeit (z. B. zur Einschätzung der Fähigkeiten von Bewerbern, zur zuvorkommenden Betreuung von Gästen)
• Merkfähigkeit (z. B. um sich an Personen und Zahlen zu erinnern)
• Flexibilität (z. B. zum häufigen Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen)
• Organisationsfähigkeit (z. B. zur erfolgreichen Koordination von Weiterbildungen und betrieblichen Aktivitäten, Planung von Aktivitäten und Reisen)
• Kaufmännische Fähigkeiten (z. B. zum Führen von Verhandlungen auf Messen)
• Sprachliches Denken (z. B. zum Aufsetzen von Verträgen und Dokumenten)

Soft Skills und persönliche Eigenschaften:

• Kommunikationsfähigkeit (z. B. zur sorgfältigen Absprache mit den Geschäftsführern, zur Beratung von Kunden)
• Selbstständigkeit (z. B. zur eigenverantwortlichen Arbeitsplanung, zur Planung und Koordination von Events)
• Freundliches Auftreten (z. B. zum gewissenhaften Umgang mit Kunden)
• Rechenfertigkeit (z. B. zur Arbeit im Controlling)
• Sorgfältiges Arbeiten (z. B. zur gewissenhaften Planung und Verwaltung der Termine)
• Sprachverständnis (z. B. zum Dolmetschen von Gesprächen)
• Rechtschreibsicherheit (z. B. zum Verfassen von Anschreiben, um Arbeitsverträge zu erstellen und gegebenenfalls anzupassen)
• Selbstbewusstsein (z. B. zur Kommunikation und Anleitung von zahlreichen Mitarbeitern)
• Durchsetzungsstärke (z. B. zur Lösung von Problemen)
• Verhandlungsgeschick (z. B. zur Verhandlung von Angeboten)

Voraussetzungen für die Ausübung des Berufs als Assistenz der Geschäftsführung:

• In der Regel einen Abschluss als Managementassistent/in

Gehalt als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistentin / Managementassistentin:

Min: 2965 Euro

Max: 5126 Euro

Median: 3900 Euro

Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datengrundlage sind alle sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte in Deutschland)

Musterbewerbung als Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistentin / Managementassistentin

Damit du sofort mit deiner Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung starten kannst, findest du hier ein Bewerbungsmuster mit Anschreiben, Lebenslauf und Deckblatt zum Download – einfach Vorlage herunterladen, ausfüllen und abschicken! Der Musterinhalt dient nur als Inspiration und sollte niemals 1:1 übernommen werden.