Bewerbung als Sekretärin

Hilfreiche Links für deine Bewerbung als Sekretärin:

• Tabellarischer Lebenslauf für Sekretärinnen zum Download
• Was gehört in eine Bewerbung?
• Bewerbungsschreiben: Einleitung bis Schlusssatz
• Wie schreibe ich einen Lebenslauf?
• Wie schreibe ich eine Initiativbewerbung?
• Wie bewerbe ich mich per E-Mail?

Aufgaben von Sekretärinnen: Was wird erwartet?

Sekretärinnen übernehmen assistierende und administrative Aufgaben im Büro. Auch erledigen sie sowie kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten. Durch ihre Arbeit unterstützen oder entlasten sie ihre Vorgesetzten oder sogar eine ganze Abteilung im Unternehmen. 

Sekretärinnen kümmern sich allgemein um den Schriftverkehr, beantworten E-Mails, telefonieren mit Kunden und Geschäftspartnern und koordinieren Termine und Geschäftsmeetings. Sie erstellen Rechnungen und prüfen eingehende Zahlungen auf ihre Richtigkeit. Auch geben sie Kunden Auskünfte und beantworten Fragen. Sind Sekretärinnen z. B. als Vertriebssekretärinnen tätig, bearbeiten sie auch die Bestellungen und Reklamationen von Kunden. Des Weiteren recherchieren sie Informationen, geben Daten in das System ein und bereiten Präsentationen vor. 

Stehen Geschäftsreisen an, übernehmen Sekretärinnen die Planung und Organisation. Sie buchen Hotels und Flugtickets und berücksichtigen dabei die individuellen Wünsche der Reisenden. Bei Meetings empfangen sie Besucher, versorgen sie mit Getränken und stehen Ihnen bei verschiedenen Anliegen zur Seite. 

Des Weiteren stellen Sekretärinnen sicher, dass das Abteilungsbudget ordnungsgemäß verwendet wird. Außerdem nehmen sie Urlaubs- oder Krankmeldungen entgegen. Geht das Büromaterial zur Neige, bestellen Sekretärinnen neues nach. Auch sind sie für die allgemeine Ordnung im Büro zuständig. Dafür bearbeiten sie unter anderem die Ablage oder sortieren Unterlagen.

Die Tätigkeiten und Kompetenzen von Sekretärinnen umfassen:

• Administration: Schriftverkehr erledigen, E-Mails beantworten, Termine planen und koordinieren, Geschäftsreisen organisieren, Kunden und Geschäftspartner empfangen und bewirten, Präsentationen vorbereiten, Auskünfte erteilen, Fragen beantworten
• Büroorganisation und -verwaltung: Büromaterial bestellen und verwalten, Ablage erledigen, Informationen recherchieren, Unterlagen bereitstellen
• Budgetverwaltung: zur Verfügung stehendes Budget verwalten, Budgetverwendung überwachen
• Rechnungsverwaltung: Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Rechnungen kontieren, Zahlungen veranlassen
• Urlaubs- und Krankmeldungen: Meldungen von Mitarbeitern entgegennehmen und bearbeiten, Meldungen weiterleiten
• Marketing: Marketingaktionen planen und durchführen, Unternehmenswebsite betreuen

Typische Branchen: Wo kann ich mich als Sekretärin bewerben?

• Bau und Architektur 
• Elektronik 
• Fahrzeugbau und -instandhaltung
• Finanzdienstleistungen und Immobilien
• Gesundheit und Soziales
• Handel 
• Holz und Möbel 
• Hotel, Gaststätten und Tourismus
• IT, DV und Computer
• Management, Beratung, Recht und Steuern 
• Medien und Information 
• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik und Optik 
• Öffentliche Verwaltung
• Sozialversicherung 
• Transport und Verkehr 
• Verbände und Organisationen

Kenntnisse und Soft Skills von Sekretärinnen

In der Bewerbung als Sekretärin nennst du neben relevanter Berufserfahrung auch wichtige Kenntnisse, sowie passende persönliche Kompetenzen. Als Bewerber hast du die besten Chancen, wenn du zeigst, dass du alle Anforderungen aus der Stellenbeschreibung erfüllst. Hier ist eine Liste von typischen Anforderungen in diesem Beruf:

Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Rechnerisches Denkvermögen (z. B. um Zahlungseingänge zu prüfen, um Rechnungen zu schreiben, um Gehaltsabrechnungen durchführen) 
• Sprachliches Denkvermögen (z. B. um Kundenanfragen zu beantworten, um auf Kundenwünsche einzugehen) 
• Wahrnehmungs- und Bearbeitungsgeschwindigkeit (z. B. um ein- und ausgehende Post zu bearbeiten) 
• Konzentrationsfähigkeit (z. B. um trotz Ablenkung durch eine erhöhte Geräuschkulisse konzentriert zu arbeiten) 
• Merkfähigkeit (z. B. um sich Gesichter von Kunden und Geschäftspartnern zu merken, um sich Zahlen und Daten zu merken)
• Umstellungsfähigkeit (z. B. um zwischen Tätigkeiten in der Sachbearbeitung und in der telefonischen Beratung zu wechseln) 
• Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit (z. B. um Geschäftsbriefe am Computer zu verfassen) 
• Kaufmännische Fähigkeit (z. B. um die Budgetplanung im Blick zu behalten, um die Kostenentwicklung zu prüfen) 
• Planungs- und Organisationsfähigkeit (z. B. um Geschäftsreisen und Veranstaltungen zu planen und zu organisieren) 

Soft Skills und persönliche Eigenschaften:

• Leistungs- und Einsatzbereitschaft (z. B. um bei Engpässen zusätzliche Arbeiten im Büro zu übernehmen) 
• Sorgfältiges Arbeiten (z. B. um die Termine zu planen und zu koordinieren) 
• Kommunikationsfähigkeit (z. B. um mit Abteilungsmitarbeitern und Vorgesetzten zu sprechen, um Anweisungen entgegenzunehmen, um Rückfragen zu stellen, um Kunden am Telefon zu verstehen) 
• Belastbarkeit (z. B. um auch unter Zeitdruck Anfragen korrekt zu bearbeiten)
• Selbstständigkeit (z. B. um Geschäftsreisen zu planen, um Besucher und Kunden während Meetings zu bewirten) 
• Flexibilität (z. B. um auf Planänderungen oder spontane Anfragen kompetent zu reagieren)
• Kunden- und Serviceorientierung (z. B. um auf Wünsche, Beschwerden und Reklamationen von Kunden einzugehen) 
• Freundlich-gewinnendes Wesen (z. B. um Besucher, Kunden und Geschäftspartner freundlich zu empfangen, um das Unternehmen positiv nach außen zu repräsentieren)

Voraussetzungen für die Ausübung des Berufs als Sekretärin:

• In der Regel eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. 

Gehalt als Sekretärin:

Min: 2499 Euro

Max: 4369 Euro

Median: 3338 Euro

Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datengrundlage sind alle sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte in Deutschland)

Musterbewerbung als Sekretärin

Damit du sofort mit deiner Bewerbung als Sekretärin starten kannst, findest du hier ein Bewerbungsmuster mit Anschreiben, Lebenslauf und Deckblatt zum Download – einfach Vorlage herunterladen, ausfüllen und abschicken! Der Musterinhalt dient nur als Inspiration und sollte niemals 1:1 übernommen werden.