Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter

Hilfreiche Links für deine Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter:

• Tabellarischer Lebenslauf für Verwaltungsfachangestellte zum Download
• Was gehört in eine Bewerbung?
• Bewerbungsschreiben: Einleitung bis Schlusssatz
• Wie schreibe ich einen Lebenslauf?
• Wie schreibe ich eine Initiativbewerbung?
• Wie bewerbe ich mich per E-Mail?

Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten: Was wird erwartet?

Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Büro- und Verwaltungsaufgaben in Behörden, Kommunen und Institutionen. Dabei sind sie in den unterschiedlichsten Bereichen tätig, z. B. in der Energieversorgung, im Naturschutz, in Wohnungs- oder Sozialhilfewesen. 

Verwaltungsfachangestellte kennen sich mit geltenden Rechtsvorschriften wie dem Bundes-, Landes- oder kommunalen Ortsrecht aus. Sie prüfen Sachverhalte und stellen sicher, dass gezahlte Mittel rechts- und zweckmäßig verwendet wurden. Sie bereiten Sitzungen vor und beteiligen sich an der Umsetzung von Beschlüssen. Auf Rechtsbasis erarbeiten Verwaltungsfachangestellte Verwaltungsentscheidungen und erledigen diverse Aufgaben aus den Bereichen Wirtschafts-, Kultur- und Strukturförderung. 

Des Weiteren führen Verwaltungsfachangestellte Personalakten, erledigen den allgemeinen Schriftverkehr und kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Sie stellen Haushalts- und Wirtschaftspläne auf und fungieren als Ansprechpartner für Bürger, Organisationen und Unternehmen. Bürger informieren Verwaltungsfachangestellte z. B. über ihre Leistungsansprüche. Sie überwachen ein- und ausgehende Zahlungen und stellen, falls erforderlich, Mahnungen aus. Auch erstellen Sie Statistiken, Tabellen und Grafiken. Außerdem bestellen und verwalten sie das Material.  

Die Tätigkeiten und Kompetenzen von Verwaltungsfachangestellten umfassen:

• Anwendung von Rechtsvorschriften: Auskünfte geben, Bürger und Organisationen beraten, Leistungsanträge bearbeiten, Auszahlungen vornehmen, Sachverhalte prüfen, Verwaltungsentscheidungen bezogen auf Verwaltungsvorschriften treffen, mit Bürgern in Kontakt über Entscheidungen treten, Bescheide ausstellen, Vorschriften überwachen und vollziehen
• Verwaltung und Organisation: Akten führen, Post bearbeiten und verteilen, Briefe und Serienbriefe erstellen, Sitzungen vorbereiten, Beschlüsse umsetzen, Protokolle und Berichte schreiben, Daten sammeln, auswerten und in das System eingeben, Statistiken, Grafiken und Tabellen anfertigen, kaufmännische Aufgaben erledigen, Material einkaufen 
• Haushalts- und Rechnungswesen: Haushalts- und Wirtschaftspläne erstellen, Haushaltslisten führen, Nachweise über Vermögen führen, Zahlungsein- und -ausgänge überwachen, Mahnungen ausstellen, Erlass- oder Stundungsanträge bearbeiten, Kosten- und Leistungsrechnung übernehmen 
• Personalverwaltung: Personalakten anlegen und führen, Arbeitszeiterfassung prüfen, Fehl- und Urlaubszeiten erfassen, administrative Aufgaben im Bereich Personaleinsatzplanung und -beschaffung bearbeiten, Gehaltsabrechnungen bearbeiten, Reisekosten abrechnen 

Typische Branchen: Wo kann ich mich als Verwaltungsfachangestellte bewerben?

• Bund-, Land-, Gemeinde- und Kreisverwaltungen
• Kommunale Ämter und Behörden
• Bauämter Gesundheitsämter
• Kulturämter
• Ordnungsämter
• Handelsorganisationen, Handelskammern
• Industriekammern

Kenntnisse und Soft Skills von Verwaltungsfachangestellten

In der Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter nennst du neben relevanter Berufserfahrung auch wichtige Kenntnisse, sowie passende persönliche Kompetenzen. Als Bewerber hast du die besten Chancen, wenn du zeigst, dass du alle Anforderungen aus der Stellenbeschreibung erfüllst. Hier ist eine Liste von typischen Anforderungen in diesem Beruf:

Kenntnisse und Fähigkeiten:

• Rechnerisches Denkvermögen (z. B. um Haushalts- und Wirtschaftspläne zu erstellen, um Reisekosten abzurechnen, um Personalabrechnungen zu erstellen)
• Sprachliches Denkvermögen (z. B. um Anfragen von Auskunft Suchenden telefonisch und persönlich entgegenzunehmen und zu bearbeiten, um Informationen zu erteilen) 
• Wahrnehmungs- und Bearbeitungsgeschwindigkeit (z. B. um die eingehende Post zu bearbeiten und zu verteilen, um Akten zu sortieren, um Daten zu erfassen) 
• Merkfähigkeit (z. B. um sich Rechtsvorschriften zu merken) 
• Umstellungsfähigkeit (z. B. um zwischen verschiedenen Aufgaben schnell zu wechseln) 
• Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit (z. B. um am Computer Schreibarbeiten zu erledigen, um Serienbriefe zu erstellen, um Daten in das System einzugeben) 
• Planungs- und Organisationsfähigkeit (z. B. um Sitzungen zu planen und vorzubereiten, um Akten anzulegen und zu führen) 
• Textverständnis (z. B. um verwaltungsrechtliche Texte zu verstehen, um Verwaltungsvorschriften auf Sachverhalte anzuwenden) 
• Schriftliches Ausdrucksvermögen (z. B. um Protokolle anzufertigen, um Briefe und andere Schriftstücke zu erstellen)  

Soft Skills und persönliche Eigenschaften:

• Leistungs- und Einsatzbereitschaft (z. B. um Verwaltungsvorgänge und administrative Arbeiten auch bei erhöhtem Aufkommen zu bearbeiten) 
• Sorgfältiges Arbeiten (z. B. um Abgabefristen und Termine einzuhalten, um verwaltungsrechtliche Vorschriften einzuhalten, um Akten zu führen) 
• Verantwortungsbewusstsein (z. B. um im Sinne der Bürger einer Kommune zu handeln) 
• Selbstständigkeit (z. B. um Sitzungsunterlagen vorzubereiten, um Serienbriefe zu erstellen) 
• Lernbereitschaft (z. B. um bzgl. Änderungen im Bereich Verwaltungsrecht, kommunaler Gesetze und Verordnungen auf dem neuesten Stand zu bleiben)
• Verschwiegenheit (z. B. um Datenschutzrichtlinien einzuhalten, um diskret mit persönlichen Daten Dritter umzugehen) 
• Kommunikationsfähigkeit (z. B. um Anfragen von Bürgern entgegenzunehmen, um Verwaltungsvorgänge und Entscheidungen zu erklären) 
• Kunden- und Serviceorientierung (z. B. um Bürgern bei individuellen Problemen beratend und unterstützend zur Seite zu stehen) 

Voraussetzungen für den Beginn einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:

Um zur Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r zugelassen zu werden, müssen Bewerber mindestens einen Haupt- oder Realschulabschluss haben. Zusätzlich bevorzugen Ausbildungsbetriebe Schüler mit guten Kenntnissen in folgenden Schulfächern:

• Wirtschaft
• Deutsch
• Mathematik
• Politik

Voraussetzung für die Ausübung des Berufs:

• In der Regel eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r

Gehalt als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter:

Gehalt nach Berufsausbildung oder Studium (brutto):

Min: 3261 Euro

Max: 4358 Euro

Median: 3678 Euro

Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datengrundlage sind alle sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte in Deutschland)

Musterbewerbung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter

Damit du sofort mit deiner Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte starten kannst, findest du hier ein Bewerbungsmuster mit Anschreiben, Lebenslauf und Deckblatt zum Download – einfach Vorlage herunterladen, ausfüllen und abschicken! Der Musterinhalt dient nur als Inspiration und sollte niemals 1:1 übernommen werden.